Положення про відділ з питань надання адміністративних послуг та державної реєстрації Ольгопільської сільської ради

ПОЛОЖЕННЯ
про відділ з питань надання адміністративних послуг

та державної реєстрації Ольгопільської сільської ради

І. Загальні положення

1.1. Це Положення регулює питання діяльності відділу з питань надання адміністративних послуг та державної реєстрації Ольгопільської сільської ради (далі – Відділ).

1.2. Відділ є структурним підрозділом  апарату Ольгопільської сільської ради та її виконавчого комітету, без статусу юридичної особи, утворений

для здійснення матеріально-технічного та організаційного забезпечення Центру надання адміністративних послуг Ольгопільської сільської ради, який утворений як постійно діючий робочий орган.

1.3. Рішення щодо утворення, реорганізації та ліквідації Відділу, затвердження структури та чисельності працівників Відділу, затвердження даного Положення, внесення змін та доповнень до нього є виключною компетенцією Ольгопільської сільської  ради (далі – сільська рада).

1.4. Відділ підзвітний і підконтрольний сільській раді, підпорядкований  її виконавчому комітету та сільському голові.

1.5. Структура та штатна чисельність працівників Відділу визначається та затверджується сільською радою.

1.6. Посадові обов’язки працівників Відділу визначаються в посадових інструкціях, розроблених та погоджених начальником Відділу та затверджених сільським  головою.

1.7. Працівники Відділу призначаються на посаду і звільняються з посади сільським головою на підставі та у спосіб, визначений чинним законодавством України.

1.8. Порядок взаємодії Відділу із структурними підрозділами та виконавчими органами сільської ради, а також з органами виконавчої влади, іншими підприємствами, установами, організаціями, юридичними та фізичними особами визначається  актами сільської ради та її виконавчого комітету, цим Положенням та чинним законодавством України.

1.9. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, Законами України, указами Президента України і постановами Верховної Ради України, актами Кабінету Міністрів України, міжнародними договорами України, рішеннями Ольгопільської сільської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями  Ольгопільського сільського голови (далі – сільський голова).

2. Основні завдання Відділу:

2.1. Основними завданнями відділу є:

2.1.1. Здійснення матеріально-технічного та організаційного забезпечення діяльності центру надання адміністративних послуг Ольгопільської сільської ради (далі –ЦНАП)

2.1.2. Керівництво  діяльності ЦНАПу.

2.1.3. Спрощення процедури отримання адміністративних послуг і поліпшення якості їх надання.

2.1.4. Забезпечення інформування суб’єктів звернень про вимоги та порядок надання послуг у ЦНАПі.

2.1.5. Державна реєстрація речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень відповідно до закону, тобто офіційне визнання і підтвердження фактів набуття, змін або припинення речових прав на нерухоме майно, обтяжень таких прав шляхом внесення відповідних записів до Державного реєстру речових прав на нерухоме майно.

2.1.6. Реалізація повноважень з питань реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб, зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб, формування та ведення реєстру територіальної громади.

2.1.7. Організація надання суб’єктам господарювання документів дозвільного характеру.

2.1.8.   Забезпечення  взаємодії  з суб’єктами надання адміністративних послуг.

2.1.9. Здійснення інших повноважень на основі та на виконання Конституції та законів України, актів Кабінету Міністрів України та інших нормативно-правових актів.

2.2. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

2.2.1. Організовує діяльність ЦНАПу, у тому числі щодо взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг, вживає заходів до підвищення ефективності роботи ЦНАПу. 

2.2.2. Здійснює керівництво роботою ЦНАПу, несе персональну відповідальність за організацію його діяльності.

2.2.3. Організовує інформаційне забезпечення роботи ЦНАПу, роботу із засобами масової інформації, визначає зміст та час проведення інформаційних заходів.

2.2.4. Сприяє створенню належних умов праці у ЦНАПі, вносить пропозиції сільському голові щодо матеріально-технічного забезпечення ЦНАПу.

2.2.5. Розглядає в установленому законодавством порядку скарги, звернення громадян, підприємств, установ і організацій, запити щодо доступу до публічної інформації у межах повноважень.

2.2.6. Надає суб’єктам звернень вичерпну інформацію і консультації щодо вимог та порядку надання адміністративних послуг.

2.2.7. Здійснює приймання від суб’єктів звернень документів, необхідних для надання адміністративних послуг, забезпечує їх реєстрацію та подання документів (їх копій) відповідним суб’єктам надання адміністративних послуг з дотриманням вимог Закону України “Про захист персональних даних”.

2.2.8. Організовує надсилання через засоби поштового зв’язку суб’єктам звернень результати надання адміністративних послуг (у тому числі рішення про відмову в задоволенні заяви суб’єкта звернення), повідомлення про можливість отримання адміністративних послуг, оформлених суб’єктами надання адміністративних послуг.

2.2.9.Здійснює контроль за додержанням суб’єктами надання адміністративних послуг строку розгляду справ та прийняття рішень.

2.2.10. Надає адміністративні послуги у випадках, передбачених законом.

2.2.11. Інформує сільського голову, а також територіальний орган уповноваженого органу про порушення термінів надання адміністративних послуг.

2.2.12. Готує пропозиції щодо удосконалення процедури надання адміністративних послуг.

2.2.13. Забезпечує розгляд депутатських звернень та депутатських запитів народних депутатів України; звернень громадян, підприємств, установ, організацій всіх форм власності та запитів на публічну інформацію з питань, що відносяться до компетенції відділу.

2.2.14. Здійснює заходи щодо запровадження надання адміністративних послуг в електронній формі.

2.2.15. Використовує сучасні інформаційні технології з метою доступності замовлення адміністративних та дозвільних послуг в он-лайн режимі.

2.2.16.  Здійснює державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень відповідно до закону, тобто офіційне визнання і підтвердження фактів набуття, змін або припинення речових прав на нерухоме майно, обтяжень таких прав шляхом внесення відповідних записів до Державного реєстру речових прав на нерухоме майно.

2.2.17. Реалізує повноваження з питань реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб, зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб, формування та ведення реєстру територіальної громади.

2.2.18. Організовує надання суб'єктам господарювання документів дозвільного характеру.

2.2.19. Забезпечує надання в ЦНАПі адміністративних послуг щодо державної реєстрації актів цивільного стану,  отримання відомостей з Державного земельного кадастру, інших послуг, визначених сільською радою.

2.2.20. Формування та ведення реєстру територіальної громади, реалізація повноважень з питань реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи, зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб.

2.2.21. Здійснення інших повноважень на основі та на виконання Конституції та законів України, актів Кабінету Міністрів України та інших нормативно-правових актів.

3. Права відділу

3.1. Відділ має право:

3.1.1. Безоплатно одержувати від суб’єктів надання адміністративних послуг, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери їх управління, документи та інформацію, пов’язані з наданням таких послуг, в установленому законом порядку.

3.1.2. Погоджувати документи (рішення) в інших державних органах та органах місцевого самоврядування, отримувати їх висновки з метою надання адміністративної послуги без залучення суб’єкта звернення з дотриманням вимог Закону України “Про захист персональних даних”.

3.1.3. Інформувати суб’єктів надання адміністративних послуг про порушення строку розгляду заяв про надання адміністративної послуги, вимагати вжиття заходів до усунення виявлених порушень.

3.1.4. Вносити на розгляд сільському голові проекти рішень сільської ради, виконавчого комітету, розпоряджень, планів, заходів, доповідні записки та інформації з питань, що належать до компетенції Відділу.

3.1.5. Безоплатно одержувати від дозвільних органів інформацію, пов’язану з видачею документів дозвільного характеру, крім інформації, що становить державну таємницю.

3.1.6. Залучати за узгодженням з керівниками структурних підрозділів апарату сільської ради, виконавчих органів сільської ради відповідних спеціалістів для підготовки документів, а також для розробки і здійснення заходів, які проводяться Відділом відповідно до покладених на нього завдань.

3.1.7. Користуватись в установленому порядку інформаційними базами органів виконавчої влади, системами зв’язку і комунікацій, мережами спеціального зв’язку та іншими технічними засобами.

3.1.8. На обробку персональних даних фізичних осіб відповідно до законодавства з питань захисту персональних даних для виконання покладених на Відділ повноважень.

3.1.9. Посвідчувати копії (фотокопії) документів і виписок з них, витягів з реєстрів та баз даних, які необхідні для надання адміністративної послуги.

3.1.10. Представляти сільську раду в установленому  порядку  з
питань,  що  відносяться  до повноважень Відділу,  в органах державної влади,  органах місцевого самоврядування, підприємствах,  установах  та  організаціях незалежно  від форми власності.

3.1.11. Скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до компетенції Відділу.

4. Система взаємодії

1. 1. Під час своєї діяльності Відділ взаємодіє із структурними підрозділами апарату сільської ради,  виконавчими органами сільської ради, іншими органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями різних форм власності.
   2. Відділом забезпечується надання адміністративних послуг через адміністратора шляхом його взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг, а також у  окремих випадках (якщо послуги у центрі надання адміністративних послуг не можуть бути надані адміністратором або таке їх надання є значно гіршим для інтересів суб’єктів звернення та/або публічних інтересів) – безпосередньо суб’єктами надання адміністративних послуг. Перелік послуг, що надаються в ЦНАПі безпосередньо суб’єктами надання адміністративних послуг, визначається рішенням сільської ради.

5. Організація роботи Відділу

5.1. Перелік адміністративних послуг, надання яких забезпечує Відділ через ЦНАП, визначається  сільською радою та включає адміністративні послуги органів місцевого самоврядування, органів виконавчої влади, перелік яких затверджується Кабінетом Міністрів України, визначається законом.

5.2. Суб’єкт звернення для отримання адміністративної послуги звертається до адміністратора/державного реєстратора, який організовує надання адміністративних послуг, видачу дозвільних документів.

5.3. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади сільським головою на підставі та у спосіб, визначений чинним законодавством України. Начальник відділу здійснює свої повноваження відповідно до законодавства України.

5.4. Кваліфікація та компетенція, зокрема, обов’язки та права начальника Відділу визначаються в посадовій інструкції, яка затверджується сільським головою.

5.5. Начальник Відділу є керівником ЦНАПу, утвореного як постійно діючий робочий орган.

5.6. Начальник відділу:

5.6.1. Здійснює керівництво Відділом, організовує його діяльність, у тому числі щодо взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг, несе персональну відповідальність за результати його діяльності, сприяє створенню належних умов праці у Відділі.

5.6.2. Організовує діяльність Відділу та ЦНАПу, у тому числі щодо взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг, вживає заходів до підвищення ефективності роботи Відділу та ЦНАПу.

5.6.3. Координує діяльність адміністраторів та інших працівників Відділу, контролює якість та своєчасність виконання ними обов’язків.

5.6.4. Організовує інформаційне забезпечення роботи  Відділу та ЦНАПу, роботу із засобами масової інформації, визначає зміст та час проведення інформаційних заході.

5.6.5. Сприяє створенню належних умов праці у  Відділі та в ЦНАПі, вносить пропозиції сільській раді, виконавчому комітету сільської ради та сільському голові пропозиції  щодо матеріально-технічного забезпечення ЦНАПу.

5.6.6. Забезпечує визначення потреб у навчанні та навчання, у тому числі з використанням Національної веб-платформи центрів надання адміністративних послуг (Платформи Центрів Дія), адміністраторів, старост та інших осіб, на яких покладається виконання завдань адміністратора, зокрема до початку виконання (у тому числі тимчасово) посадових обов’язків адміністратора або після перерви у роботі понад три місяці, у разі зміни порядку надання послуг, запровадження надання нових послуг.

5.6.7. Розглядає скарги на діяльність чи бездіяльність працівників Відділу.

5.6.8. Може здійснювати функції адміністратора та реєстратора.

5.6.9. Розробляє Положення про Відділ, посадові інструкції працівників Відділу та розподіляє обов’язки між ними, визначає функції та ступінь відповідальності працівників Відділу.

5.6.10. Вносить пропозиції сільському голові щодо структури і штату працівників Відділу, їх заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності.

5.6.11. Планує роботу Відділу, забезпечує виконання планів та своєчасність подання звітів та іншої інформації про роботу Відділу.

5.6.12. Інформує сільську раду про виконання її рішень, рішень виконавчого комітету, розпоряджень сільського голови.

5.6.13. Звітує перед сільським головою про виконання покладених на Відділ завдань та затверджених планів роботи.

5.6.14. Забезпечує дотримання працівниками Відділу правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни.

5.6.15. Несе персональну відповідальність за невиконання або неналежне виконання покладених на нього завдань, реалізацію його повноважень, дотримання трудової дисципліни.

5.6.16. Здійснює інші повноваження, покладені на нього відповідно до діючого законодавства, цього Положення, посадової інструкції.

5.7. У разі тимчасової відсутності начальника Відділу (відрядження, відпустка, тимчасової втрати працездатності, тощо) – виконання його обов’язків покладається на іншу посадову особу Відділу, згідно з розпорядженням сільського голови або посадової інструкції.

6. Фінансове та матеріально-технічне забезпечення діяльності Відділу

6.1. Відділ утримується за рахунок бюджету Ольгопільської сільської територіальної громади.

6.2.  Оплата праці працівників Відділу здійснюється відповідно до вимог законодавства.

7. Заключні положення

7.1.  Сільська рада, виконавчий комітет сільської ради та сільський голова створює умови для нормальної роботи і підвищення кваліфікації працівників Відділу, забезпечує їх приміщеннями, телефонним зв'язком, засобами оргтехніки, відповідно обладнаними місцями зберігання документів, та іншими матеріалами та обладнанням, які необхідні для якісного виконання завдань.

7.2. У приміщенні, де розміщується Відділ, можуть надаватися супутні послуги (виготовлення копій документів, ламінування, фотографування, продаж канцелярських товарів, надання банківських послуг (через касу банку чи термінали самообслуговування, POS - термінали).

7.3. За рішенням сільської ради, у відділі також може здійснюватися: прийняття звітів, декларацій, скарг; надання консультацій; прийняття та видача документів, не пов’язаних з наданням адміністративних послуг, довідок тощо.

7.4. Відділ має власну іменну печатку та свій бланк.

7.5. Питання, не врегульовані цим Положенням, регулюються відповідними актами законодавства України.

Сільський  голова                                                   Микола  САВЧЕНКО